Verein und Software: Lösungen ??

[Teilupdate: Dezember 2020]
Überlegungen zum Softwareeinsatz im (Imker) Verein.
Zweck: Entlastung der mit Verwaltungsaufgaben betrauten Personen. Verteilung der Arbeit auf mehrere Schultern. Zielgerichteter und effizienterer aber auch sicherer Umgang mit Daten.

Mögliche Vorüberlegungen:

Erstellung eines Pflichtenheft/Aufgaben, was ist im Verein zu erledigen (für eine Evaluation einer Software)
Frage ob Online oder lokal Anwendung nutzen (Online wird mehr Sinn machen, wenn mehrere Personen das System benötigen, es ist auch eine lizenzrechtliche Frage)
Die Alternative ist die Arbeit mit Tabellenkalkulation und Textverarbeitung, das sollte als Option offen bleiben (Libre Office; frei oder MS Office; Kosten und Lizenz)
Wenn eine Tabellenk. und Textverarbeitung genutzt wird, dann vielleicht der Einsatz eines Onlinebanking Programm zur Verwaltung der SEPA Lastschriften nutzen.
Datensicherung, Datensicherheit, DSGVO Konformität (Online vs lokal)
Mehrbenutzerfähigkeit (siehe auch Punkt 2.)
Wenn SEPA Mandate verwaltet werden sollen, dann prüfen was die eigene Bank vielleicht via Internet schon zur Verfügung stellt SPG-direkt und S-verein im Sparkassenverbund oder Vereinsmeister im VoBa Verbund. Das sind als eigenständige Produkte , siehe auch die Links unten).
Kosten: monatlich oder jährlich als Mietmodell oder Einmalzahlung; ca um 10 €/ Monat, also ca. 120-150€ im Jahr (generell wird Software dieser Art auf lange Sicht vermutlich nur noch mietbar sein; siehe auch die 365 Modelle von Microsoft)
Möglicherweise ist eine Änderung der Vereinssatzung (SEPA, Beiträge, Datenschutz, Datenhaltung, siehe Pkt.12, ...) notwendig .
Die "Eierlegendewollmilchsau" in Sachen Software gibt es nicht, darüber sollten sich alle klar sein; also Kompromiss finden und den Anbieter wählen der den Erfordernissen (Pflichtenheft) am nächsten kommt.
Software sollte nur von einem etablierten Anbieter kommen; "zusammengeschusterte" Lösungen (z.B. speziell auf Office Pakete programmierte Aufsätze; sogenannte proprietäre Lösungen) haben sich in der Vergangenheit in anderen Bereichen als Einbahnstrasse oder kurzlebig gezeigt.
Aufnahmeantrag/Beitrittserklärung mit SEPA, Verfahren DSGVO, Einverständniserklärung/Kenntnisnahme zum Datenschutz, Datenschutzerklärung Webseite überarbeiten, Auftragsverarbeitungs-Vertrag mit dem Provider. (Nicht zwingend die Software betreffend, aber u.U. damit zusammenhängend.)
Vielleicht noch mal prüfen was der Dachverband hat; bisherige Lösungen waren nicht überzeugend, entwickelt sich aber weiter.
Imker Verein spezifische Berücksichtigung: Völkermeldung, Versicherung, Bienenzeitschrift, ......
Was will ich investieren ?
........

Eine zentrale Software, die von mehreren Usern (online) genutzt werden kann, bietet Vorteile:

Alle im Vorstand mit Datenverarbeitung beauftragten Personen, die sich um die Verwaltung der Mitgliederdaten kümmern, sind dann dazu in der Lage
Eine Online Version bietet meist noch den Vorteil DSGVO - konformer Datenhaltung
Platzformunabhängigkeit (Windows, Linux, Android)
ist lizenzrechtlich sauber
bei Virenbefall des lokalen Rechners keine Zerstörung der eigenen Stammdaten
Cloud Computing ist heute ein zukunftsfähiges Modell.

Vereinssoftware

Die ersten beiden Punkte sind kostenfrei: Willuhn entwickelt die Jameica Plattform und als Aufsatz Hibiscus Onlinebanking. Dazu gibt es JVerein Plugin. Zusammen also eine Vereinsverwaltung mit Abrechnung und SEPA Banking.

Banking Software als Standalone u.A.:

Vereine und SEPA Mandate:

Vereinssoftware Review

Update Dez. 2020:
Ein Blick auf die Microsoft Office Pakete:
365 non profit
365 non profit Pläne
zum Vergleich :
MS 365 Family
MS 365 Specs

Das gibt es aus meiner Sicht zu beachten
Pro:
Teilen von Inhalten
Datenlage in der Cloud
Arbeiten auch über Webbrowser möglich.
Con:
Click and Run kann Probleme mit bereits installierter Office Software geben.
Online Anschluss zumindest für die Installation notwendig
Microsoft Konto notwendig

Zitat Quelle Microsoft vom 08/12/2020 zum Produkt, bzw. Teile davon:

Für PC, Mac, iOS und AndroidEin praktisches Abonnement für bis zu sechs Personen. Enthält Office-Premium-Apps, bis zu 6 TB Cloud-Speicherplatz (1 TB pro Person) sowie erweiterte Sicherheitsfunktionen für alle Ihre Geräte.

• Zugriff auf intelligente Hilfefunktionen sowie Hunderte von Premiumvorlagen, Fotos, Symbolen und Schriftarten in Word, Excel und PowerPoint
• Speichern und Teilen von Dateien und Fotos auf verschiedenen Geräten mit OneDrive
• Nutzung erweiterter Sicherheitsfunktionen in OneDrive und Outlook
• Festlegen von Standortbenachrichtigungen in der Microsoft Family Safety-Handy-App
• Das Abonnement kann von allen Nutzern auf jeweils 5 Geräten gleichzeitig genutzt werden
• Support per Chat oder Telefon während der gesamten Abonnementlaufzeit – ohne Zusatzkosten

Sonstige periphere Themen dazu:

Informationen zu Datenschutz im Verein Quelle: SeWoBe.de
https://www.sewobe.de/news/detail/post/detail/News/datenschutz-im-verein/

Exemplarische Beispiele von Imkervereinen zur Datenschutzerklärung:
http://www.imkerverein-vechta.de/datenschutz/
https://www.imkerverein-gottleubatal.de/datenschutz/
https://imkerverein-wunstorf.info/?page_id=4658

Anpassung der Satzung wenn nötig :

Datenschutz Erklärung
Sepa; Mandat, Abrechnung, Abbuchung
Corona: Häufigkeit der Versammlung: Beispiel "sollte einmal im Jahr stattfinden" ( nicht "muss"), virtuelle Versammlungen
Verteilung der Aufgaben auf mehrere Personen

-- to be continued and reviewed--