Word Serienbriefdruck über Excel Tabelle
Quickguide
1) Excel Datei öffnen und bearbeiten
* Backupfile der ursprünglichen Datei erstellen
* darauf achten, dass eine Kopfzeile in der Tabelle genutzt wird um später die "Mergefelder", die Adressfelder zuordnen zu können, auch den Druckbereich auswählen um den Datebereich einzugrenzen.
* Bei der Auswahl der Datenquelle, die Exceldatei wählen und dann das Sheet (Tabellenblatt), hier das wählen was mit "PrintArea" gekennzeichnet ist
* Datensätze aktualisieren (neue Adressaten, Modalitäten, etc.)
* speichern
2) Textdokument erstellen oder öffnen
* Backupfile der ursprünglichen Datei erstellen
* Papierformat A4 und PDF Printer als Vorlage auswählen, Ränder anpassen
* Text Bearbeiten, Platzhalter für die Serienbrieftabelle erstellen.
* Check des Ausdrucks:
* Papierformat, Ränder , Seitenumbruch, Brieffenster, Kopf- Fusszeile, den PDF Drucker als Standard wählen und speichern
3) Sendungen/Empfänger auswählen/vorhandene Liste/ verwenden
* die aktualisierte Excelliste auswählen
* Sendungen/Schreib- und Einfügefelder/Seriendruckfeld einfügen
* anstelle der Platzhalter die Einfügefelder setzen
* ggf die Zahlenformatausgabe anpassen
4) Sendungen/Vorschau Ergebnisse/ und den "Pfeiltasen" im Ribbonmenue Empfänger prüfen
5) Sendungen/Vorschau Ergebnisse/Auf Fehler überprüfen
* die einzelnen Blätter einmal durchschauen
* wenn in Ordnung als gesamtes PDF Dokument abspeichern (als Beleg)
6) Ausdruck des PDF an einem passenden Drucker
7) Anlagen: Beispieldateien (sind hier nicht enthalten)
-> Brief.DOC (das Hauptdokument mit dem Brief)
-> Brief_mit_Feldern.DOC (Wenn bereits bearbeitet und mit der Tabelle verknüpft und gespeichert)
-> Liste.XLS (Die Adressdaten, am Besten den Druckbereich auswählen, oder nur eine Kopfzeile nutzen)
-> Briefe_alle.PDF ( Das ist das "gemischte", als PDF ausgedruckte Gesamtdokument)
Anmerkungen:
Das ganze Prozedere funktioniert auch mit Libre Office oder auch gemischt. Es gibt Abweichungen bei der Ausführung im Detail.
Das Gesamtdokument PDF, sollte vor dem realen Ausdruck auf einen Drucker noch mal gecheckt werden. Wer Papier sparen möchte, den Duplexdruck einschalten.
Details zum Serienbrief:
Zahlenformat
Passt das Zahlenformat nicht, ist das in den Feldern anzupassen:
Word Seriendruck-Felder bearbeiten; mit ALT+F9 Feldansicht einschalten oder die rechte Maustaste und „Feldfunktionen ein/aus“
Da die Zahlenformate unformatiert übernommen werden, sind diese einzustellen.
Der Schalter für ein Zahlenformat lautet „#“.
Word Seriendruck-Feld mit 2 Kommastellen formatieren: { MERGEFIELD Feld # „0,00“ }
Word Seriendruck-Feld mit 1.000er Format und 1 Kommastelle formatieren { MERGEFIELD Feld # „#.##0,0“ }
Weitere Beispiele siehe die Wordhilfe
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Brieffenster
Darauf achten, das die Adressen im Fenster des Umschlages liegen:
