Kontakte
– mögliche Katastrophen bei der Synchronisierung -
Worum geht es:
Outlook Kontakte (Microsoft) in Android oder außerhalb von Outlook(.com) nutzen.
Grundsätzliches zu Kontakten (im Telefonbuch)
Zumeist hat der Smartphonenutzer ein Telefonbuch, also Adressdaten, die auf dem Telefon und möglicherweise in einer Cloud (Google, Apple, Microsoft, Amazon o.Ä.) abgelegt sind. Häufig hat der Nutzer auch ein (Windows) Desktop Rechner, ein Android und/oder ein Apple Smartphone. Die Datenbasis; die Adressen, sollen idealerweise, plattformübergreifend genutzt werden können.
Das heißt, Kontakte sind mit unterschiedlichen Apps und Betriebssystemen, bzw. Geräten zu synchronisieren oder zu nutzen.
In meinem hier geschilderten Fall, liegt die Datenbasis bei Microsoft in Form von MSOffice365 vor, geht aber auch mit einem freien Account.
Meine Vorbedingung 1:
Ich persönlich stehe allen Online gepflegten Daten (hier speziell Adressbücher) aus Sicht der Datensicherheit kritisch gegenüber.
Ich komme vorrangig aus der Windows/WindowsMobil (WindowsPhone) Welt.
Mein Anspruch an den Datenbestand: (Adressbücher und Kalender) soll auch unter Android nutzbar sein. Kalender- und Kontaktdaten sollen NICHT zwischen den einzelnen Diensteanbietern (Apple, Google, Microsoft) verlinkt, import/exportieren via Online Transfer, bearbeitet werden, das ist Voraussetzung zur Nutzung.
Vorbedingung 2: Das ganze Importieren und Exportieren von Adressdaten ist wegen unterschiedlicher Datenfelder häufig ein zeitaufwendiges und fehleranfälliges Unterfangen. Eine einfache, durchgängige, platformunabhängige Lösung habe ich bisher nicht gefunden.
Als Grundvoraussetzung dazu: Basis ist ein Outlook Konto online; Sync über Windows(10) , WinMobile (auch wenn schon fast tot) und Android. Jeder der Dienste Anbieter (z.B. Google, Apple, Microsoft) hat ein leicht unterschiedliches Daten Format das man nicht ohne weiteres 1:1 übertragen kann.
Alternative Ansätze:
Kontakte beim eigenen Hoster über eigene Email Accounts verwalten,
nur lokale Daten nutzen,
Selfhosting mit CardDav CalDav Server oder auf eigenem Server,
um nur drei zu nennen.
Ideale Welt: Server URL (also die vom Provider: z.B. Outlook ) der Daten eingeben, Credentials enpflegen – fertig – nur so funktioniert es leider nicht immer.
Oder: sorglos durch die Welt ohne den Blick auf den Datenschutz der eigenen Daten (das kann ich [noch] nicht mit mir vereinbaren.
Grundlage meiner Adressdaten/Kontakte ist also ein Microsoftkonto. Mit dem hat in der Vergangenheit durch Einsatz von Windows Mobil alles angefangen. Das funktionierte und interagierte auch sehr gut, bis WindowsMobile „zu Grabe getragen wurde“ -> Externer Link. Meine Entscheidung ging danach zu Android statt Apples iOS, als ich mich dann doch spät von WindowsMobil wegen des androhenden Endes und fehlender Apps trennen musste.
Im Idealfall richtet man auf einem Gerät ein Konto (Email- oder Nutzerkonto) ein, das läßt sich dann möglicherweise mit verschiedenen Geräten synchronisieren. Auch möchte man vielleicht ein Backup seiner Daten erstellen, die dann anderweitig gelesen werden können.
Datenaustausch Formate
Wenn synchronisieren nicht klappt, läßt sich mit Datenformaten zum Austausch arbeiten. Es können Vcard (in unterschiedlichen Versionen z.B. 3.0 ,4.0) oder CSV genutzt werden. LDIF wird häufig ebenso angeboten. Aber nicht jeder Dienst und jede Software funktioniert in allem Crossover Ansätzen. Da ist leider ein bisschen Try and Error gefragt.
CSV: CommaSeparatedVallue geht mit fast allen Programmen ein–, bzw auszulesen. Vom Grundsatz her stehen die Daten in einer Art Tabelle. Es gibt Spalten und Überschriften,darunter die Daten. Jeder Dienst (Anbieter) hat seine eigene Tabellen Struktur: also Überschriften, Spaltenreihenfolge und deren Anzahl. In der Interaktion mit anderen Diensten muss das häufig in Übereinstimmung gebracht werden, wenn Exportiert und Importier werden soll.
Vcard: Auch VCF (Virtual Contact File) genannt, eine Art elektronischer Visitenkarte. Gerne bei Apple genutzt, auch Andere unterstützen das Format. Wenn sich Dienste und Software an die normierte Spezifikation halten, sollte nichts schief gehen. In der Praxis sieht es häufig anders aus. Unterschiede gibt es in den Versionen des VCF Standards: Externer Link. Weiteres Problem, es hält sich nicht jeder Diensteanbieter strikt an diese Spezifikationen.
Generell ist beim Austausch solcher Daten auch auf den Zeichensatz zu achten, der muss möglicherweise angepasst werden, damit die äüö’s auch so erscheinen und nichts kryptisches dargestellt wird.
Allgemeines zum Datenaustausch:
Auf Grund der eigenen negativen Erfahrungen im Austausch von Adressdaten versuche ich mittlerweile deutsche Umlaute auszuschließen und zu ersetzen (ae statt ä).
Grundregel: IMMER vom Datenbestand eine Kopie ziehen, BEVOR mit den Daten ‘herumspielt’ wird. Besser noch in verschiedenen Versionen VCD, CSV, XLS oder bei Outlook auch PST Format ablegen, so gibt es immer wieder einen Weg zurück, für den Fall, das das Adressbuch „zerschossen“ wurde.
Es gibt verschiedene Programme die exportierten Adressbücher zu bearbeiten. CSV lässt sich gut über eine Tabellenkalkulationen bearbeiten. Hierbei ist aufzupassen welches Datenformat der Felder (also die Spalten) gewählt wird (Text, Datum, etc. und auch auf die Feldtrenner: Tab, Komma, Semikolon). Meiner Erfahrung geht das Bearbeiten (importieren der CSV) mit Libre Office am einfachsten von der Hand. Dieses Programm ist dazu kostenfrei erhältlich und kann portable laufen. In der Tabellenkalkulation lässt sich der Datenbestand gut weiter bearbeiten. Als Zwischenspeicherformat XLS(X) wählen, da es mit vielen Programmen gelesen werden kann. Nach dem Einlesen in die Tabellenkalkulation einmal grob kontrollieren ob die Daten passen, korrekt sind, und nicht gekürzt wurden, sowie die Umlaute richtig dargestellt sind.
Wer ein Google Konto sein eigen nennt, kann Kontakte (z.B. aus Outlook) importieren und exportieren; onlinemäßig versteht sich:
https://www.akruto.com/de/sichern-von-kontakten-und-kalender/google-kontakte-exportieren/
D.h. die Daten werden einmal auf dem Google Server bearbeitet, wer das nicht möchte, muss den Weg über lokale Programme wie oben beschrieben suchen.
Es kann auch Einfach sein 1
(Nutzung der Adressen als Exchangekonto [Google MailApp]):
Android Microsoft und EAS
Neues Konto im Android Handy anlegen; Type „Exchange“, Credentials und Server eintragen:
a) eas.outlook.com b) m.outlook.com c) m.hotmail.com
Zu a) Funktioniert bei mir mit Android 10 und bei Android 7 , Lineage OS.
Ich habe folgende Feststellung zu den MS Konten und Android gemacht: Eine MS Outlook App besser vorher deinstallieren, sollte es mit einer der drei Adressen meine erste Wahl ist EAS ….
Es gibt Userberichte, bei denen das erst funktionierte und dann bei Update, Gerätewechsel dann nicht mehr lief. Im Netz war dazu sind verschiedene Workarounds zu finden.
Es kann auch Einfach sein 2
(Nutzung der Adressen als EASkonto [SamungMailApp]):
Der einfache Weg wie unter 1a hat eine ganze Zeit gut funktioniert. Irgendwann, aus mir unersichtlichen Gründen, ging es dann nicht mehr. Ich hatte zu diesem Zeitpunkt die Samsung Email App auch nicht installiert. In einer der unzähligen Foren mit ähnlichen Problemen las ich dann das die Samsung Email App als Kontoart Microsoft EAS anbietet (Was bei Gmail auf den ersten Blick so nicht der Fall war). Also Samsung nachinstalliert, Konto eingerichtet, und es funktionierte wieder.
WindowsMobile, Outlook – Kontakte übergreifend nutzen:
Wer nun seine Kontakte nicht bei Google (oder Apple) ablegen möchte, für den bietet sich ein Microsoft Konto an, zumal wenn ein MS365 Produkt genutzt wird, das ist dann obligatorisch. Die Adressbücher lassen sich dann komfortabel über die Outlook App nutzen und bearbeiten.
Nun liegen die Daten „dort oben“ (Adressen, Kontakte, Poeple, …). Die Nutzung kann Online, auf Handy oder Desktop geschehen. Außerdem gibt es Wege zum Export oder der Synchronisation zu anderen Diensten.
Im Folgenden möchte ich die Wege nur in Kurzform aufgezeigen, es kann wie so häufig Fallstricke geben.
Wenn die Daten, genau die Adressen also bei MS liegen kann man sie über den Webaccess und der „Poeple“ App erreichen.
Hat man ein Microsoft365 Produkt geht das auch bequem via Outlook Offline.
Von Outlook lokal (oder via Webzugriff) läßt sich in CSV exportieren
Dieser CSV Export könnte online in einen Google Accout importiert werden, liegen dann aber auch in der Google Cloud vor.
Auf dem Handy läßt sich das Adressbuch über EAS Konto sowohl in Android als auch Windows Mobile nutzen.
Ein Android Phone kann mit MyPhone Explorer (Windows Desktop) Daten Synchronisieren und sichern
Über Outlook Desktop läßt sich über das „CalDav Addin“ auf einen WebDav Server Syncen, –> z.B. die Email Adressen bei vielen Hostern (Kalender teilen)
Zugriff auf die Daten funktioniert auch über Thunderbird mit entsprechenden Plugins
Schlusswort:
Schön, wenn alles IMMER DURCHGÄNGIG funktionieren würde. Das ist plattformübergreifend, mit unterschiedlichen Diensten und Apps kaum möglich. Leider ärgere ich mich mein ganzes EDV Leben mit irgendwelchen Adressbücher herum; aber es scheint bessser zu werden – .
Stand 2021 ist Lösung 2 die für mich zur Zeit Einfachste